Ook b3- en b4-scholen melden in- en uitschrijving voortaan bij DUO

1. Begripsomschrijving ‘bestuur’

Art. 1 Wet register onderwijsdeelnemers bevat de omschrijving van de in die wet gebezigde begrippen, waaronder het begrip ‘bestuur’. De redactie van dat begrip ‘bestuur’ wordt ingaande 1 augustus 2023 gewijzigd. De feitelijk strekking van deze wijziging treedt pas naar voren als verder in de begripsomschrijvingen en de overige bepalingen van de Wet register onderwijsdeelnemers wordt doorgelezen. Daarbij moet het opvallen dat de reikwijdte van het begrip ‘bestuur’ verschilt al naar gelang het betreft de in die wet opgenomen bepalingen omtrent basisgegevens, verzuimgegevens of diplomagegevens. De genoemde wijzigingswet uit 2022 verandert met name de reikwijdte van het begrip ‘bestuur’ in relatie tot de basisgegevens. Basisgegevens zijn, volgens de in hetzelfde art. 1 opgenomen begripsomschrijving daarvan ‘gegevens over onderwijsdeelnemers die noodzakelijk zijn voor de doelen, bedoeld in art. 5, tweede lid’. Eén van de doelen, in dat artikellid genoemd, is kort samengevat ‘de uitvoering van de aanmeldings-, toelatings-, inschrijvings- en uitschrijvinsprocedures door onderwijsinstellingen’. De begripsomschrijving van ‘onderwijsinstelling’ luidt op haar beurt: ‘school of instelling (...) als bedoeld in een onderwijswet met dien verstande dat daaronder wordt verstaan, voor zover het betreft basisgegevens: school of instelling (...) als bedoeld in onderdeel a van de begripsomschrijving van ‘bestuur’ in dit artikel. Een ‘onderwijswet’ tenslotte is een wet uit het in genoemd art. 1 opgenomen rijtje wetten, waartoe onder meer behoren de WPO (Wet op het primair onderwijs), de WEC (Wet op de expertisecentra), WVO 2020 (Wet voortgezet onderwijs 2020) en WEB (Wet educatie en beroepsonderwijs).

Het gaat al met al om de verplichting die aan besturen wordt opgelegd om aan het register onderwijsdeelnemers basisgegevens aan te leveren en om de bevoegdheid om uit dat register basisgegevens op te halen. Vanaf 1 augustus 2023 gaan die verplichting en bevoegdheid niet alleen gelden voor de door het Rijk bekostigde scholen als bedoeld in de WPO, WEC en WVO 2020; dat zijn de scholen die volgens art. 1, onderdeel b, subonderdeel 1 LPW als leerplichtschool worden aangemerkt (b1-scholen). En niet alleen voor de scholen die op grond van art. 2.66 WVO 2020 examenbevoegdheid annex diploma-erkenning hebben gekregen; dat zijn de scholen die volgens art. 1, onderdeel b, subonderdeel 2 LPW eveneens als leerplichtschool worden aangemerkt (b2-scholen). De bepalingen uit de regelgeving inzake het register onderwijsdeelnemers over het aanleveren en het inzage krijgen van basisgegevens gaan vanaf de genoemde datum ook gelden voor de besturen van de scholen als bedoeld in art. 1, onderdeel b, subonderdeel 3 LPW. Deze zogeheten b3-scholen zijn de niet door het Rijk bekostigde dagscholen die wat de inrichting van het onderwijs betreft overeenkomen met de criteria, bedoeld in art. 1a1 LPW ; ook wel ‘particuliere scholen’ zonder examenbevoegdheid annex diploma-erkenning genoemd. En die verplichting en bevoegdheid gaan evenzeer gelden voor de besturen van de scholen als bedoeld in art. 1, onderdeel b, subonderdeel 4 LPW. Tot deze laatste categorie van de b4-scholen behoren de scholen die op grond van de Regeling aanwijzing internationale en buitenlandse scholen als leerplichtschool zijn aangewezen. Dat zijn, waar het de internationale scholen betreft, de scholen die als internationale school zijn geaccrediteerd door een internationale accreditatieorganisatie die staat opgenomen in de bijlage bij de genoemde Regeling of kandidaat voor accreditatie zijn. En het zijn verder de scholen die wat het aan de school gegeven onderwijs betreft onder toezicht staan van autoriteiten van een ander land dan Nederland, waartoe buitenlandse scholen en ambassadescholen gerekend worden.

2. Verplichting tot het aanleveren van basisgegevens

Besturen in de zin van de Wet register onderwijsdeelnemers hebben op grond van art. 12, lid 1 , van die wet de verplichting de basisgegevens aan de minister aan te leveren. Omdat de besturen van hierboven genoemde b3- en b4-scholen vanaf 1 augustus 2023 ook behoren tot deze categorie besturen, berust op hen vanaf die datum diezelfde verplichting. Voor deze besturen is dat een verplichting die zij voordien niet hadden. Desondanks betekent de introductie van leveringsplicht voor deze besturen niet dat de b3- en b4-scholen ter uitvoering van die verplichting nu ineens gegevens moeten verzamelen waarover die scholen voordien nog niet de beschikking had. Wat verandert is in de eerste plaats de wettelijke grondslag op basis waarvan gegevens moeten worden aangeleverd. Voor de b3- en b4-scholen was dat de leerplichtwet samen het de Leerplichtregeling 1995 en dat wordt de Wet register onderwijsdeelnemers en de daarop berusten uitvoeringsvoorschriften. Ook verandert de instantie aan wie de gegevens moeten worden aangeleverd. Dat was voor de b3- en b4-scholen de namens het college van burgemeester en wethouders van de woongemeente van de leerling optredende leerplichtambtenaar en dat wordt nu de namens de minister van OCW optredende Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). En wat ten slotte verandert is degene die voor het inzamelen en aanleveren van gegevens verantwoordelijk wordt geacht. Dat is niet langer de persoon die met de leiding van de school is belast en die volgens de leerplichtwet als ‘hoofd’ wordt aangeduid, maar het bestuur van de school. Op grond van art. 2 lid 1 , en art. 4a lid 4 LPW was al voorgeschreven dat de voor inschrijving verantwoordelijke personen bij de inschrijving een van overheidswege verstrekt document moeten overleggen waarop de gegevens van de jongere betreffende zijn geslachtsnaam (= achternaam), voorletters, geboortedatum, geslacht en burgerservicenummer zijn vermeld. En verder dat bij gebrek aan een burgerservicenummer zo mogelijk het onderwijsnummer van de jongere moet worden overgelegd. In relatie tot b3- en b4-scholen is in dit verband alleen nog art. 2 LPW relevant, waarin is vastgelegd dat het hoofd van de school zorgt voor de administratie van de ingeschreven leerlingen. Aangenomen mag worden dat de wetgever van de veronderstelling is uitgegaan dat de bij inschrijving overgelegde gegevens ook in de leerlingenadministratie van de school terecht komen. Voor b3- en b4-scholen was dus niet expliciet voorgeschreven dat behalve achternaam en de voorletters van de leerling ook de voornaam of voornamen van de leerling en het adres, de postcode en de datum van inschrijving in de schooladministratie moeten worden opgenomen, terwijl dat wel gegevens zijn die in het kader van de regelgeving inzake het register onderwijsdeelnemers een rol spelen. In relatie tot de nieuw aan besturen van b3- en b4-scholen opgelegd verplichting is verder nog art. 18 lid 1, eerste volzin LPW van belang. Op die plaats is voorgeschreven dat hoofden b3- en b4-scholen aan het college van burgemeester en wethouders binnen zeven dagen kennis geven van de in- en uitschrijving van leerlingen. Als consequentie van de ingaande 1 augustus 2023 op de besturen van deze scholen opgelegde plicht tot het aanleveren van basisgegevens aan het register onderwijsdeelnemers wordt deze bepaling met ingang van dezelfde datum geschrapt.

Tegenover de verplichting tot het aanleveren van de basisgegevens krijgen de besturen van de b3- en b4-scholen op grond van art. 20 van de genoemde wet de bevoegdheid uit het register gegevens te verkrijgen die ze zelf hebben aangeleverd en gegevens over de school waar de jongere voorafgaande aan die inschrijving op de school stond ingeschreven. Dit laatste is eveneens nieuw. Als bij de inschrijving van een leerling op een b3- of b4-school geen informatie werd gegeven over de school (in Nederland) die de jongeren voorafgaande aan de inschrijving op de nieuwe school had bezocht, dan hadden de hoofden van b3- en b4-scholen eerst geen mogelijkheid die informatie alsnog te achterhalen. Met toepassing van de regelgeving inzake het register onderwijsdeelnemers kan dat wel.

3. Uitwerking aanleveringplicht

Wat de verplichting tot het aanleveren van basisgegevens concreet inhoudt staat vermeld in art. 18, lid 1, van het Besluit register onderwijsdeelnemers. Paragraaf 3A en Bijlage 2A van de Regeling register onderwijsdeelnemers, zoals die ingaande 1 augustus 2023 komen te luiden, werken dit verder uit. Zo is in de eerste plaats vastgelegd dat besturen van de b3- en b4-scholen zelf adequate beveiligingsmaatregelen moeten treffen voor een gewaarborgde uitwisseling van bestandgegevens met DUO. Wel beschouwd is ook dat geen nieuwe verplichting. Art. 5, lid 1, onder f Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt immers aan iedereen die persoonsgegevens verwerkt de verplichting op te waarborgen dat die verwerking zodanig is dat een passende beveiliging van die persoonsgegevens gewaarborgd is.

Verder is in de aangehaalde voorschriften inzake het register onderwijsdeelnemers bepaald dat de besturen van de b3- en b4-scholen binnen zeven dagen nadat de datum van in- en uitschrijving in de administratie van de school is verwerkt het volgende aan DUO moeten aanleveren:

- het persoonsgebonden nummer van de leerling,

- het registratienummer dat de school zelf aan de leerling heeft toegekend,

- de datum van inschrijving en,

- de datum van uitschrijving,

- of het of het om een man of vrouw gaat dan wel dat het geslacht van de leerling ‘vastgesteld onbekend’ is,

- wat de postcode van het adres van de leerling is,

- wat diens geboortedatum is en

- alleen b4-scholen, welke nationaliteit de leerling heeft.

Via het aan te leveren persoonsgebonden nummer van de leerling krijgt DUO toegang tot in ieder geval de in het register onderwijsdeelnemers zelf of in de basisregistratie personen opgeslagen achternaam, voornamen, geslacht, adres, postcode en geboortedatum van de leerling. Waar het b4- scholen betreft gaat het daarbij tevens om de nationaliteit van de leerling. Dat is omdat in art. 9 van de Regeling aanwijzing internationale en buitenlandse scholen de verplichting staat opgenomen om aan leerlingen met de Nederlandse nationaliteit ook Nederlandse taal in het curriculum op te nemen.

Omdat art. 14 Wet register onderwijsdeelnemers voorschrijft dat de minister (DUO) eerst de aangeleverde gegevens op volledigheid en juistheid moet controleren maakt DUO binnen een week na aanlevering van de zo juist genoemde gegevens aan dat bestuur bekend:

- wat volgens de door het bestuur verstrekt informatie de achternaam van de leerling is,

- wat diens voornamen zijn,

- wat diens adres, en

- als dat aan de orde is, de overlijdensdatum van de betrokken leerling alsmede

- diens verblijf in en verstrek uit Nederland.

De bestuur meldt vervolgens binnen veertien dagen of het met de opname van de teruggemelde gegevens akkoord gaat of er vindt overleg plaats over aanpassing van de gegevens.

4. Geen persoonsgebonden nummer

Het persoonsgebonden nummer van de leerling is ofwel het burgerservicenummer of wel het onderwijsnummer. Iedereen die in de basisregistratie personen als ingezetene of als niet-ingezetene staat ingeschreven krijgt automatisch een burgerservicenummer. Desondanks kan het voorkomen dat op een school een leerling wordt aangemeld die geen burgerservicenummer heeft. Dat kan omdat het een illegaal in Nederland verblijvende jongere is of omdat het een jongere is die niet als ingezetene in de basisregistratie personen mag worden ingeschreven. Tot de laatste groep behoren, gedurende het eerste half jaar van hun verblijf in Nederland, minderjarige niet in Nederland geboren asielzoeker en verder onder meer de minderjarige kinderen van buitenlandse diplomaten en van NAVO-militairen of -functionarissen. Vooral de internationale en de buitenlandse scholen, waaronder de ambassade scholen – dus de b4-scholen – zijn scholen waarop dikwijls de genoemde NAVO- en diplomatenkinderen zullen worden in- en uitgeschreven. Weliswaar is het zo dat iemand die niet als ingezetene in de basisregistratie personen kan worden opgenomen daarin nog wel als niet-ingezetene kan worden omgenomen. Langs die weg kan zo’n jongere zo alsnog een burgerservicenummer krijgen. Dat is echter geen automatisme. Daar moet dan apart om worden gevraagd. De ouders kunnen dat doen, maar zijn daartoe niet verplicht.

In de onderwijsregelgeving is alleen voor het door het Rijk bekostigde onderwijs vastgelegd op welke wijze voor een in te schrijven leerling zonder een burgerservicenummer een vervangend onderwijsnummer wordt verkregen; zie bijvoorbeeld art. 40b lid 3 tot en met 6 WPO . Het bevoegd gezag moet dan binnen twee weken na het besluit tot toelating aan de minister de wel beschikbare gegevens van de leerling (achternaam, voorletter, geboortedatum, geslacht, adres, woonplaats en schooladministratienummer) melden. Aansluitend verstrekt de minister binnen acht weken na ontvangst van die melding aan het bevoegd gezag het vervangende onderwijsnummer dat aan die leerling is toegekend. Bij dit alles treedt DUO op in naam van de minister. Aangenomen mag worden dat dezelfde werkwijze gevolg zal moeten worden als het bestuur van een b3- of b4-school de basisgegevens van een ingeschreven leerling zonder burgerservicenummer of onderwijsnummer moet aanleveren. Dus in eerste aanleg in plaats van dat nummer de hierboven genoemde wel bekende gegevens van de leerling, zodat in het verlengde daarvan ook aan een dergelijke leerling van een b3- of b4-school een onderwijsnummer kan worden toegekend.

5. Controle op absoluut verzuim

De gegevens omtrent in- en uitschrijving liggen aan de basis van de door de namens het college van burgemeester en wethouder door de leerplichtambtenaar uit te voeren controle op absoluut verzuim met betrekking tot de in de gemeente woonachtige jongeren. Tot aan 1 augustus 2023 was hij ter zake mede afhankelijk van het door hoofden van b3- en b4-scholen getrouw en binnen zeven dagen aanleveren van gegeven over op die scholen plaatsvindende in- en uitschrijvingen. Hij kon zich niet uitsluitend baseren op de gegevens die hij aan het register onderwijsdeelnemers kon ontlenen, want er moest altijd rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat een niet op een b1- of b2-school ingeschreven jongeren op een b3- of b4-school werd ingeschreven of met de mogelijkheid dat een op een b3- of b4-school ingeschreven jongere die school verliet zonder dat hij daarvan kennis kreeg. Nu ook de b3- en b4-scholen hun mutaties centraal aan het register onderwijsdeelnemers gaan aanleveren is de kans dat gegevens over in- en uitschrijving bij deze scholen weglekken aanzienlijk verkleind.