Wouter Houët, partner - senior adviseur HEVO
Het is inmiddels algemeen bekend dat de schoolgebouwen in Nederland gemiddeld genomen sterk verouderd zijn. Ook het Rijk onderschrijft deze conclusie1: ‘De kwaliteit van de huidige gebouwenvoorraad is onvoldoende. De gebouwenvoorraad is verouderd: gebaseerd op het bouwtempo sinds 1997 is de gemiddelde levensduur van een schoolgebouw volgende de Algemene Rekenkamer 69 jaar en het gemiddelde schoolgebouw is 40 jaar oud.’
De urgentie is groot om de vernieuwing van schoolgebouwen te versnellen. Een van de beleidsinstrumenten om het tempo van vernieuwing op te voeren is het Integrale Huisvestingsplan (IHP), waarvoor momenteel een wetsvoorstel met een wettelijke verplichting in voorbereiding is. Een IHP wordt door een gemeente samen met de schoolbesturen (en steeds vaker ook samen met kinderopvangorganisaties) opgesteld en bepaalt op basis van een gezamenlijke visie en gerichte analyse de investeringen in onderwijshuisvesting voor de lange termijn (minimaal 16 jaar). IHP’s worden periodiek, bijvoorbeeld om de vier jaar, geactualiseerd.
Sinds de aankondiging van een wettelijke verplichting voor IHP’s hebben steeds meer gemeenten ervoor gekozen om IHP’s op te stellen. Volgens een inventarisatie van de PO-raad heeft ruim 70% van de gemeenten een IHP en is 18% van de gemeenten bezig met het opstellen ervan. Na de wetswijziging, beoogd in 2025, zullen uiteindelijk alle gemeenten een IHP hebben.
Kort gezegd brengen IHP’s de investeringsopgave voor onderwijshuisvesting op gemeenteniveau in beeld. Deze investeringsopgaven zijn meestal omvangrijk door de grote vervangings- en verduurzamingsopgave die er ligt. Realisatie van dergelijke programma’s en projecten is een complexe opgave die meerdere jaren duurt en een groot beslag legt op de capaciteit van gemeenten en schoolbesturen. In de regel zijn de schoolbesturen initiatiefnemer/bouwheer bij investeringsopgaven, maar zijn voor veel onderwerpen, waaronder financiering, afhankelijk van de gemeente. Om te voorkomen dat de scholen in de fase na afronding van het IHP vertraging oplopen en er een achterstand ontstaat, is het zaak om na vaststelling van een IHP direct te beginnen met de uitvoering van deze projecten.
In de praktijk blijkt dit een lastige opgave. Adviesbureau HEVO merkt dat het lang duurt voordat projecten tot uitvoering komen. Soms duurt het bijvoorbeeld enkele jaren voordat de haalbaarheidsstudie wordt opgestart of een start kan worden gemaakt met het ontwerp. De oorzaak ligt deels in het niet meebewegen van organisatorische capaciteit op het gebied van onderwijshuisvesting bij gemeenten en schoolbesturen. Daarnaast ligt een belangrijke oorzaak in onduidelijkheid over verantwoordelijkheden tussen gemeenten en schoolbesturen tijdens de uitvoering, het vervolg op het IHP.
Los van het uitbreiden van organisatorische capaciteit aan de kant van gemeenten en schoolbesturen, ziet HEVO enorme kansen in het werken met een programmatische aanpak om de uitvoering van IHP’s te versnellen en te verbeteren. Het uitvoeren van een IHP is, net als het IHP zelf, een samenwerkingstraject tussen gemeenten en schoolbesturen. De afspraken over de samenwerking bij de programmatische aanpak kunnen worden vastgelegd in een uitvoeringsprogramma. Het uitgangspunt daarbij is dat deze afspraken bijdragen aan een effectieve en efficiënte inzet van financiële middelen, tijd en capaciteit van de betrokken organisaties. Er wordt voor de projecten in de eerste tranche van het IHP (bijvoorbeeld 4 jaar) een aanpak ontwikkeld, zowel op het proces als op de inhoud, om zoveel mogelijk synergie te realiseren met behoud van de ambities zoals gesteld in het IHP.
Het is van belang om in het uitvoeringsplan onderscheid te maken in de volgende onderdelen:
Procesafspraken op programmaniveau. Deze procesafspraken zijn bedoeld om een organisatiestructuur op programma niveau voor de realisatie van het uitvoeringsprogramma in te richten. Dit begint met het oprichten van een overlegorgaan waarin regelmatig wordt overlegd over de stand van zaken ten aanzien van de realisatie van het uitvoeringsprogramma. Daarnaast kunnen er, indien deze nog niet in het IHP zijn opgenomen, afspraken worden vastgelegd over de wijze waarop de verordening zich tot het IHP verhoudt en hoe wordt omgegaan met financiële wijzigingen.
Procesafspraken op projectniveau. De procesafspraken zijn bedoeld om een organisatiestructuur op projectniveau voor de realisatie van individuele projecten in te richten én om afspraken te maken over de wijze waarop gemeente en schoolbesturen samenwerken bij de realisatie van projecten. Het zijn ‘draaiboeken’ waarin van initiatieffase tot realisatiefase wordt omschreven hoe wordt samengewerkt. Daarbij worden gezamenlijk keuzes gemaakt over de mate van regie en autonomie van beide partijen per fase.
Programmering. Er wordt een programmering gemaakt met een planning per project. De proces stappen uit de draaiboeken worden daarbij in de tijd weggezet. Door deze planningen te maken ontstaat zicht op mogelijke synergievoordelen: denk aan zicht op beschikbaar komende locaties, het minimaliseren van tijdelijke huisvesting en het bundelen van projecten op onderdelen zoals businesscases, Programma's van Eisen en/of aanbestedingen.
Een goed uitvoeringsprogramma maakt inzichtelijk welke stappen in proces en organisatie gezet worden en welke rol de gemeente en een schoolbestuur daarin hebben. Met een programmatische aanpak, waarin gemeente en schoolbestuur samenwerken en afspraken naleven, kan de uitvoering van IHP écht tot versnelling komen.
Meer weten over het programmatisch uitvoeren van een Integraal Huisvestingsplan?
Neem dan contact op met HEVO, telefoon 073 6 409 409 / Mail Wouter Houët (wouter.houet@hevo.nl)
IBO onderwijshuisvesting funderend onderwijs, Een vak apart, Een toekomstbestendig onderwijshuisvestingsstelsel, maart 2021