De financiële gevolgen van de coronamaatregelen voor onderwijsinstellingen zijn op dit moment nog lastig te duiden en kunnen heel divers zijn. In dit artikel geven we aan op welke posten de realisatie van onderwijsinstellingen in het funderend onderwijs uit de pas kunnen lopen. We starten dit artikel met de half mei gepubliceerde subsidie voor inhaal- en ondersteuningsprogramma’s bedoeld om onderwijsachterstanden door het thuisonderwijs weg te werken.
Subsidieregeling inhaal- en ondersteuningsprogramma’s onderwijs 2020 -2021
Vanaf 2 juni 2020 biedt OCW de onderwijsinstellingen de mogelijkheid om subsidie aan te vragen voor inhaal- en ondersteuningsprogramma’s, die nodig zijn om de onderwijsachterstanden bij leerlingen als gevolg van de coronamaatregelen en het wegvallen van contactonderwijs, weg te werken. Het kabinet stelt daarvoor een bedrag van €244 miljoen beschikbaar voor het basis-, voortgezet onderwijs en mbo. De subsidieregeling gaat uit van een bedrag van € 900 per leerling. Met dit geld kunnen onderwijsinstellingen onderwijs op maat aanbieden in de periode van de zomervakantie 2020 tot aan de zomervakantie 2021. Onderwijsinstellingen zijn overigens niet verplicht om een aanvullend onderwijsaanbod te ontwikkelen en subsidie aan te vragen.
Naast deze subsidieregeling ontvangen scholen voor nieuwkomersonderwijs een kwartaal extra financiering.
Voorwaarden en aanvraag subsidieregeling inhaal- en ondersteuningsprogramma’s onderwijs
De aanvraag is zo simpel mogelijk gehouden met een verantwoording van de besteding van de middelen achteraf. Dit betekent dat alleen een korte omschrijving van maximaal 250 woorden nodig is over de invulling van het inhaal- en ondersteuningsprogramma.
Onderwijsinstellingen bepalen zelf welke leerlingen gebaat zijn bij de extra ondersteuning.
Leerlingen zijn niet verplicht om gebruik te maken van het aanbod.
Het gaat om extra onderwijstijd buiten school (denk aan zomer-, herfst-, weekendscholen of een verlengde schooldag) óf onder schooltijd buiten de reguliere lessen om. Onderwijsinstellingen mogen hier zelf over beslissen.
Onderwijsinstellingen mogen de hulp van andere organisaties inroepen voor het organiseren van het aanvullende onderwijs.
Leraren zijn niet verplicht een dergelijk programma buiten de reguliere schooltijden te verzorgen.
De uitvoering van de ondersteuning kan gedaan worden door begeleiders zonder formele (les)bevoegdheid. De onderwijsinstelling is echter wel verantwoordelijk voor de kwaliteit van het aanbod.
Het personeel mag extra beloond worden als zij bereid zijn buiten de reguliere schooltijd te werken.
Administratie en verantwoording afleggen over de subsidie
Deelnemende onderwijsinstellingen moeten een overzichtelijke, controleerbare en doelmatige administratie bijhouden waarin in elk geval wordt bijgehouden welke leerlingen aan het programma hebben deelgenomen, welke en hoeveel ondersteuning zij hebben gehad (bijvoorbeeld gemeten in contacturen, lesuren of begeleidingsuren) en of zij het programma hebben afgerond, naar het oordeel van de onderwijsinstellingen.
Het bevoegd gezag dient de ontvangen subsidie te verantwoorden via het jaarverslag, inclusief het daadwerkelijk aantal leerlingen dat het programma heeft afgerond. Dit aantal moet minimaal 85% zijn, anders wordt het verschil teruggevorderd.
Bij een subsidie boven de € 125.000 geldt ook dat de niet-bestede middelen teruggevorderd worden, ongeacht of 85% of meer van het aantal leerlingen heeft deelgenomen
Als gaandeweg blijkt dat minder dan 85% deelneemt, van het aantal deelnemers waarvoor de subsidie is verstrekt, dan moeten onderwijsinstellingen dat zelf melden. De subsidie wordt dan naar evenredigheid verlaagd.
Aanvragen van de subsidie
Het bevoegd gezag mag voor alle scholen subsidie aanvragen voor maximaal 10% van de leerlingen die op 1 oktober 2019 stonden ingeschreven. Voor scholen waar meer achterstanden voorkomen, zoals gedefinieerd in de regeling, kan subsidie worden aangevraagd voor maximaal 20% van de dan ingeschreven leerlingen. De subsidieverstrekking vindt plaats op basis van het (beoogde) aantal leerlingen dat daadwerkelijk een inhaal- en ondersteuningsprogramma gaat volgen. Als dat minder is dan 10% dan is de subsidie lager dan het maximum van 10%.
Het aanvragen van de subsidieregeling kan in verschillende tijdvakken:
Eerste tijdvak: 1 juli tot en met 31 december 2020. Aanvragen dienen ingediend te worden tussen 2 juni 2020 tot en met 21 juni 2020. Dit tijdvak is vooral gericht op scholen die al bezig zijn met de organisatie van een programma met (ook) een aanbod in de zomervakantie.
Tweede tijdvak: 1 oktober 2020 tot en met 31 augustus 2021. Aanvragen dienen tussen 18 augustus 2020 en 15 september 2020 te worden gedaan.
Derde tijdvak: indien er nog budget beschikbaar is na de eerste twee tijdvakken wordt dit beschikbaar gesteld in een derde tijdvak waarvoor de aanvraagperiode in het najaar 2020 zal zijn.
Afwijking in de kosten door de coronamaatregelen
De gevolgen van de coronamaatregelen voor het onderwijskundige proces zijn groot. Dit vertaalt zich ten dele door in de kosten van onderwijsinstellingen. Waarschijnlijk wijkt de realisatie dit jaar op een aantal posten af van de begroting.
De financiële gevolgen van de coronamaatregelen zijn te splitsen in de kosten tijdens de lockdown en de kosten na het opheffen van de maatregel om de scholen te sluiten.
Kosten tijdens de lockdown
Tijdens de verplichte sluiting van de scholen zien we dat er minder wordt uitgegeven aan vervangingskosten, energie en schoonmaak. Met name de scholen die eigen risicodrager zijn voor de ziektevervanging en gebruik maken van externe inhuur voor ziektevervanging zijn goedkoper uit in de periode dat de scholen dicht waren. Voor scholen die aangesloten zijn bij het vervangingsfonds en scholen die een vervangingspool hebben met eigen leerkrachten, lopen de kosten door als geen gebruik wordt gemaakt van vervangers. De premie en de loonkosten lopen immers gewoon door. Het Vervangingsfonds (Vf) heeft echter aangegeven dat over de maand april geen premie wordt geheven en dat de bezettingsgraad van vervangingspools Vf op 100% gezet worden tijdens de periode dat scholen verplicht gesloten waren (tot 1 juni).1
In de periode dat de scholen gesloten waren, zien we een verschil tussen scholen die ICT geïntegreerd hebben in hun onderwijs en scholen waar dat niet het geval is. De omschakeling naar onderwijs op afstand is gemakkelijker voor scholen waar leerlingen hun eigen devices hebben en leerkrachten die ICT vaardig zijn en ICT geïntegreerd hebben in hun lessen. Voor scholen die nog niet zo ver zijn of bewust kiezen om niet te werken met devices had de omschakeling naar afstandsonderwijs meer voeten in aarde. Deze scholen hebben meer kosten moeten maken voor aanschaf/huur van devices, het aanpassen van het netwerk, cloud oplossingen, digitale lesmethoden en instructie van leerkrachten. De ICT kosten, afschrijvingen ICT, ICT/onderwijs advies en wellicht ook hogere loonkosten vallen voor deze scholen hoger uit dan begroot.
Kosten na de lockdown
In de periode na de lockdown maken alle scholen extra kosten voor schoonmaak en kleine aanschaf. Daarnaast kunnen de kosten voor de arbodienst oplopen, als er meer ziek en/of verzuimmeldingen zijn. Het verzuim is hoger als de scholen weer open zijn, omdat medewerkers zich eerder ziekmelden.
Daarnaast kan sprake zijn voor angst voor besmetting en blijven medewerkers om die reden thuis. De vervangingskosten liggen hierdoor hoger dan gebruikelijk. Ook hier is weer een onderscheid te maken tussen onderwijsinstellingen die bij het Vf aangesloten zijn en onderwijsinstellingen die eigen risicodrager zijn. Het Vf geeft op de website aan dat de loonkosten van vervangers ook vergoed worden als sprake is van vervanging van medewerkers die uit voorzorg thuisblijven. Onderwijsinstellingen die eigen risicodrager zijn voor de ziektevervanging hebben te maken met hogere loonkosten door ziektevervanging dan gebruikelijk in deze periode.
Rapportage en verantwoording
Bovenstaande ontwikkelingen stellen hoge eisen aan de tussentijdse rapportage en de verantwoording. Idealiter vindt een splitsing plaats tussen de afwijkingen die zich in een normale situatie ook voor zouden doen en afwijkingen ontstaan als gevolg van de coronamaatregelen. Niet alleen financieel, maar met name ook onderwijskundig en op ict en personeelsgebied.
Auteur: Joke Walraven, redactielid Financieel Management Schoolmanagement Totaal
Bronnen:
Bron: www.vfpf.nl