Wanneer is jouw gemeente begonnen met de aanbesteding van contracten voor doelgroepenvervoer voor 2023 of het schooljaar 2023-2024? Tijdig starten met aanbesteden brengt rust op alle fronten en loont, stelt Forseti. De genoemde voordelen op een rij.
Wanneer je vroeg start met aanbesteden, is er allereerst voldoende tijd om alle stakeholders bij het proces te betrekken. Forseti noemt hier: beleidsmedewerkers en bestuurders binnen de gemeente, de vervoerder, maar ook de scholen, reizigers en ouders/verzorgers. De samenwerking in de uitvoer van het vervoer verloopt een stuk soepeler als iedereen in het proces van aanbesteding betrokken is.
Alternatieven bekijken
Ook heb je voldoende tijd om alternatieven te bekijken. Keuzes hebben immers invloed op de kwaliteit en/of de kosten. Je zou bijvoorbeeld een marktconsultatie kunnen houden onder vervoerders met de vraag hoe zij een goede aanbesteding voor zich zien. Ook het ‘slim indelen van percelen, een kostenbewuste en transparante vergoedingssystematiek en afgewogen planning-technische eisen’ hebben volgens Forseti grote invloed op de kosten. Daarbij horen ook duurzaamheid en het mogelijk bundelen van doelgroepen binnen het vervoer.
Tijdige definitieve gunning
Ten derde: voor vervoerders is het prettig als zij zo vroeg mogelijk weten wat er van hen verwacht wordt. Een tijdige aanbesteding zorgt vaak voor een tijdige definitieve gunning. Daardoor heeft de vervoerder meer tijd om goede afspraken te maken met (voertuig)leveranciers en staat de prijs minder onder druk. Dit kan gunstiger uitpakken voor de inschrijfprijs.
Chauffeurs werven
En niet onbelangrijk: er is voldoende tijd om chauffeurs te werven. Zeker in de huidige arbeidsmarkt is dat een uitdaging. Daarnaast biedt een tijdige definitieve gunning ruimte voor een gedegen implementatie. Het vervoer kan op een zorgvuldige manier met alle betrokken partijen worden ingericht. Ook is er voldoende tijd voor onderlinge werkafspraken over operationele zaken zoals de inrichting van rapportages en de manier waarop gegevens moeten worden aangeleverd. En denk ook aan tijdige communicatie over eventuele veranderingen richting reizigers, ouders en scholen. Dit levert weer voordelen bij het aanvraagproces voor leerlingenvervoer.
Minder kans op fouten
Op tijd beginnen met aanbesteden voorkomt dat de procedure onder tijdsdruk komt te staan, er onder tijdsdruk fouten worden gemaakt of er problemen ontstaan als er onverhoopt vertraging ontstaat. Ook is de kans op fouten kleiner
Ontwikkelingen duiden
Omdat marktontwikkelingen elkaar snel opvolgen is het goed om de markt te kennen en ontwikkelingen snel te kunnen duiden. Kennis van de markt is essentieel om een goed bestek te kunnen opstellen; waarbij iedere eis nauwkeurig wordt afgewogen en je scherp blijft op de bijbehorende kosten. Want tijdig starten of niet: aanbestedingen gaan meestal gepaard met hoge kosten en besparen kan niet altijd. Daarom is het goed om de markt de kennen en op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen.
Bron: Forseti